Narva linn

Narva Linnavolikogu

MÄÄRUS

Narva 13.01.2005.a nr 2/49

Narva Linnakantselei põhimääruse kinnitamine

Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse (RTI 1993, 37, 558; 1999, 82, 755; 2000, 51, 322; 2001, 82, 489; 100, 642; 2002, 29, 174; 36, 220; 50, 313;
53, 336; 58, 362; 61, 375; 63, 387; 64, 390 n 393; 68, 407; 82, 480; 96, 565; 99, 579; 2003, 1, 1; 4, 22, 23, 141; 88, 588; 2004, 41, 277; 56, 399; 81, 542) § 22 lõike 1 punkti
34 alusel

Linnavolikogu m ä ä r a b:

Üldsätted

1. Narva Linnavalitsuse kantselei (edaspidi Linnakantselei) on Narva Linnavalitsusele alluv, Narva linna eelarvest finantseeritav ametiasutus iseseisva eelarve ja struktuuriga. Linnakantseleil on Narva linna vapi kujutisega pitsat.
2. Linnakantselei juhindub oma tegevuses Eesti Vabariigi seadustest ja teistest õigusaktidest, samuti Narva linnavolikogu ja Linnavalitsuse õigusaktidest ning käesolevast põhimäärusest.
3. Linnakantselei asukohaks on Narva linn.
4. Linnakantselei põhimääruse, struktuuri ja teenistujate koosseisu kinnitab Narva Linnavolikogu.
5. Kantselei vara on munitsipaalomand.

Ülesanded ja tegevusalad

6. Linnakantselei põhiülesandeks on Narva Linnavalitsuse töö funktsioneerimise kindlustamine, Linnavalitsuse asjaajamise korraldamine.
Selleks Linnakantselei:
6.1 võtab vastu ja registreerib Linnavalitsusele laekuva korrespondentsi ning esitab Linnavalitsuse liikmetele läbivaatamiseks ja vahetutele täitjatele täitmiseks;
6.2 registreerib ja väljastab Linnavalitsusest välja saadetava korrespondentsi, samuti tagab selle vastavuse haldusdokumentide vormistamisele ettenähtud nõuetele;
6.3 organiseerib ja kontrollib operatiivset dokumendiringlust ning ülesannete tähtaegset täitmist Linnavalitsuse osakondades ja ametites, koostab vajadusel selle kohta Linnavalitsusele koondinfo;
6.4 juhendab metoodiliselt Linnavalitsuse struktuuriüksuste töötajaid asjaajamise korraldamisel;
6.5 koostab Linnakantselei dokumentide nomenklatuuri, kooskõlastab selle linna arhiiviga ja esitab kinnitamiseks linnasekretärile;
6.6 jaotab dokumendid vastavalt toimikute nomenklatuurile, vormistab need ja säilitab kuni arhiivi üleandmiseni;
6.7 jälgib kõrgemalseisvatelt organitelt Linnavalitsusele laekunud otsuste täitmise tähtaegadest kinnipidamist ja tagab täitmise kohta õigeaegse informatsiooni esitamise Linnavalitsusele;
6.8 korraldab kodanike vastuvõttu Linnavalitsuse liikmete poolt ja tagab Linnavalitsuse poolt vastuvõetud dokumentide kättesaadavuse vastavalt seadusele;
6.9 peab kodanike poolt Linnavalitsusele laekunud avalduste, kaebuste ja kirjade arvestust, kontrollib nende lahendamise käiku ja neile vastamise tähtaegadest kinnipidamist, informeerib olukorrast Linnavalitsust;
6.10 koostab Linnavalitsuse istungite tööplaani ja päevakorra projektid, valmistab ette istungi materjalid, informeerib asjaosalisi istungite toimumisest;
6.11 vormistab Linnavalitsuse istungite protokollid;
6.12 vormistab Linnavalitsuse määrused ja korraldused, linnapea käskkirjad ning säilitab dokumendid vastavalt kehtivale korrale;
6.13 väljastab Linnavalitsuse määrused ja korraldused täitjatele jt asjaosalistele;
6.14 korraldab Linnavalitsuse dokumentide avalikustamist ja võimaldab juurdepääsu tema valduses olevale teabele avaliku teabe seadusega (RT l 2000, 92,597) sätestatud korras;
6.15 organiseerib teenindava personali tööd;
6.16 peab nende struktuuriüksuste raamatupidamisarvestust, mille raamatupidamisarvestus on pandud Linnakantseleile;
6.17 kontrollib materiaalsete väärtuste sihipärast käsutamist, varade ja inventari säilitamist Linnavalitsuse nendes struktuuriüksustes, mille raamatupidamisarvestus on pandud Linnakantseleile;
6.18 kindlustab infosüsteemide töö ja teenuste kasutajate teenindamise korraldamist;
6.19 kavandab ja koordineerib teenuste kasutajate infotehnoloogia arengut;
6.20 sätestab üldnõuded arvutustehnika ja tarkvara ostmisele ning paigaldamisele kõikidele infotehnoloogia teenuste kasutajatele kohaliku omavalitsuse ametiasutustes;
6.21 juhendab infotehnoloogia teenuste kasutajaid personaalarvutite ja arvutisüsteemide kasutamisel ning korraldab koolitust;
6.22 osaleb infotehnoloogia koostööprojektides;
6.23 uuendab igakuiselt Narva linna kodulehekülge Internetis;
6.24 konsulteerib Narva Linnavolikogu liikmeid, Narva Linnavalitsust, selle struktuursete allüksuste töötajaid juriidiliselt kohaliku omavalitsuse organite tegevusega seotud küsimustes;
6.25 kontrollib Narva Linnavalitsuse õigusaktide eelnõude vastavust Eesti Vabariigis kehtivale seadusandlusele;
6.26 osaleb ühiselt Narva Linnavalitsuse teiste struktuursete allüksustega Narva Linnavalitsuse õigusaktide eelnõude koostamisel kohaliku omavalitsuse organite tegevusega seotud küsimustes;
6.27 esindab kohtus Narva Linnavalitsuse huve;
6.28 edastab informatsiooni kohalike omavalitsusorganite tegevuse, samuti Narva investeerimisvõimaluste kohta;
6.29 edastab informatsiooni Narva Linnavolikogu ja Linnavalitsuse tegevuse kohta massiteabevahendites;
6.30 koostab pressiteateid;
6.31 korraldab pressikonverentse või infotunde massiteabevahendite esindajatele vähemalt üks kord nädalas;

6.32 töötab välja infomaterjale ja valmistab neid ette trükis avaldamiseks;
6.33 valmistab ette infomaterjale Narva linna kodulehekülje pidevaks uuendamiseks internetis;
6.34 osutab abi kohaliku omavalitsuse osakondadele ja teenistustele informatsiooni süstematiseerimisel;
6.35 saab informatsiooni füüsilistelt ja juriidilistelt isikutelt arenguvajaduste, ressursside tagamise vajalikkuse, partnerlussuhete vms kohta;
6.36 kontrollib Linnavalitsuse ja massiteabevahendite vahel sõlmitavate lepinguprojektide ettevalmistamist ja nende täitmist;
6.37 vormistab potentsiaalsete investorite mitmesuguste korporatsioonide, fondide, üleeuroopaliste programmide jms jaoks mõeldud infopakette ning edastab informatsiooni rahvusvaheliste suurürituste kohta;
6.38 korraldab Narva Linnavalitsuse infopunkti tegevust, mille funktsioonid on:
6.38.1 edastada elanikele informatsiooni kohaliku omavalitsuse õigusaktide kohta, samuti nende dokumentide koopiate väljastamine;
6.38.2 edastada järgmist informatsiooni nii infopunktis kui ka telefoni teel:
1) linna juhtkonna koosseisude ja komisjonide, samuti linnavolikogu liikmete vastuvõtu aegade kohta;
2) konsultatsioonid elanikke huvitavates küsimustes, mis on seotud linna ametite ja teenistuste tööga;
3) kõigi linna munitsipaal- ja riigiasutuste ning teenistuste kohta: nende töörežiim, tegevuse kompetentsus, kontaktandmed;
4) kontaktandmed linna ettevõtete kohta;
5) Narvat läbivate ühiskondlike transpordivahendite sõiduplaan; informatsioon Narva ja Narva-Jõesuu majutusasutuste kohta;
6) informatsioon linnas toimuvate kultuuri- ja spordiürituste ning laatade kohta;
6.39 kogub statistilisi andmeid linna elanikke huvitavates küsimustes infopunkti töö efektiivsemaks muutmiseks;
6.40 teeb koostööd informatsiooniagentuuride ning teiste Eestis ja välismaal asuvate informatsiooniasutustega;
6.41 süstematiseerib sõpruslinnu ja teisi potentsiaalseid koostööpartnereid puudutavat informatsiooni;
6.42 osaleb koos teiste Linnavalitsuse osakondadega ühisprojektides;
6.43 kogub ja säilitab Narva omavalitsuse ja asutuste tegevuse tulemusena loodud või saadud arhiiviväärtusega arhivaale;
6.44 teostab arhiivijärelevalvet Narva linna ametiasutustes, asutustes ja avalik-õiguslike isikute üle;
6.45 kontrollib arhivaalide säilitamise, neile juurdepääsu ja nende kaitse tingimuste vastavust arhiiviseadusele ning seaduste alusel kehtestatud nõuetele;
6.46 kontrollib arhiiviseaduse ja selle alusel kehtestatud nõuete täitmist;
6.47 kontrollib arhivaalidele määratud säilitustähtaja vastavust arhiiviseaduse ja teiste seaduste alusel kehtestatud nõuetele; kontrollib arhivaalide üleandmise õiguspärasust;
6.48 kontrollib arhivaalide arvestuse pidamist;
6.49 teeb avastatud rikkumiste osas ettekirjutusi ja ettepanekuid asjaajamistoimingute kooskõlla viimiseks arhiiviseaduse ning seadustega kehtestatud nõuetega;
6.50 koostab protokolle, kui avastatud rikkumiste kohta tehtud ettekirjutusi ei täideta, ning esitab need riigiarhivaarile;
6.51 korraldab arhivaalide hindamist;
6.52 annab oma arvamuse järelevalvealuste asutuste asjaajamiskorra kohta enne selle kehtestamist, muutmist ja täiendamist;
6.53 annab oma arvamuse järelevalvealuste asutuste dokumentide loetelude ja säilitustähtaegade kohta enne nende kehtestamist;
6.54 teeb otsuse asutustes tekkinud arhiiviväärtuseta arhivaalide hävitamise kohta;
6.55 tegeleb arhiivinduse metoodiliste küsimustega ja nõustab Narva linna asutusi ning avalik-õiguslikke juriidilisi isikuid arhiivinduslikes küsimustes;
6.56 tagab linnaarhiivile säilitamiseks üleantud arhivaalide säilimise ja kaitse ning neile juurdepääsu vastavalt arhiiviseadusele ja seaduse alusel kehtestatud nõuetele;
6.57 parandab ja täiustab arhivaalide säilitustingimusi linnaarhiivi hoones;
6.58 restaureerib linnaarhiivis säilitatavaid arhivaale ning jätkab nende tagatisfondi loomist, tagamaks eriti vanemate ja halvas seisukorras olevate arhivaalide säilivust;
6.59 väljastab arhiiviteatisi, ärakirju ja väljavõtteid linnaarhiivis säilitatavatest arhivaalidest;
6.60 täiendab ja täiustab linnaarhiivis säilitatavate arhivaalide arvestus- ja teatmesüsteemi;
6.61 väljastab arhiivinduslikke teatme- ja metoodilisi materjale, arhiiviteatmikke ning katalooge;
6.62 väljastab arhiivinduslikke materjale uurijatele;
6.63 korraldab arhiivindusalaseid seminare ja nõupidamisi;
6.64 teeb koostööd kodu-ja välismaiste arhiividega;
6.65 tutvustab Narva ajalugu ning linnaarhiivi varasid avalikkusele näituste, ekskursioonide, loengute ja muude ürituste, samuti teabevahendite kaudu.
6.66 teostab rahvastikuregistri seadusega määratud piires kohalikule omavalitsusüksusele ettenähtud andmete töötlemine ja toimingute teostamine, sh:
1) elukohateadete vastu võtmine elukoha andmete rahvastikuregistrisse kandmiseks, esitatud andmete kontrollimine rahvastikuregistri seaduses sätestatud ulatuses ning esitatud elukoha andmete rahvastikuregistrisse kandmine;
2) elukoha aadressiandmete rahvastikuregistrisse kandmisest keeldumine rahvastikuregistri seaduses sätestatud alustel;
3) elukoha andmete rahvastikuregistrisse kandmise algatamine sotsiaal-, meditsiini-pääste- või politseiasutuse või muu asutuse või isiku poolt üleantud andmete alusel;
4) omaniku õigustatud nõudmisel rahvastikuregistrisse kantud elukoha aadressiandmete muutmine või muutmisest keeldumine;
5) elukoha kohta rahvastikuregistrist väljavõtte väljastamine.

Linnakantselei õigused

7. Linnakantselei on õigus:
7.1 kontrollida Linnavalitsuse osakondades ja ametites seaduste täitmist, Eesti Vabariigi Valitsuse ja Narva linnavolikogu määruste ja otsuste ning Narva Linnavalitsuse määruste ja korralduste ning kohtuorganite otsuste täitmist;
7.2 teha päringuid ning nõuda asjasse puutuvat informatsiooni, dokumente, tõendeid ja muid materjale, Narva Linnavalitsusse kodanike poolt laekunud avalduste ja kaebuste lahendamiseks;
7.3 esitada Linnavalitsusele määruste ja korralduste eelnõusid Linnakantselei pädevusse kuuluvates küsimustes. Saada teistelt Linnavalitsuse osakondadelt ja teenistustelt teenistuse tööks vajaminevat informatsiooni;
7.4 kaasata vajadusel oma tööülesannete täitmiseks teiste osakondade juhatajaid ja teenistujaid, korraldada nõupidamisi;
7.5 luua töögruppe infomaterjalide väljatöötamiseks ja valmistada need ette trükis avaldamiseks;
7.6 sõlmida oma ülesannete täitmiseks lepinguid füüsiliste ja juriidiliste isikutega;
7.7 saada Narva linna ametiasutustelt, asutustelt ja avalik-õiguslikelt juriidilistelt isikutelt oma ülesannete täitmiseks vajalikke andmeid;
7.8 teha oma pädevuse piires ametiasutustele, asutustele ja avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele kohustuslikke ettekirjutusi;
7.9 pidada oma pädevusse kuuluvates küsimustes läbirääkimisi juriidiliste ja füüsiliste isikutega ning sõlmida nendega lepinguid;
7.10 osutada juriidilistele ja füüsilistele isikutele tasulisi teenuseid käesolevas põhimääruses sätestatud ülesannete täitmiseks;
7.11 võtta säilitamiseks eraarhivaale kokkuleppel nende omanikega;

Linnakantselei juhtimine

8. Linnakantselei tööd juhib linnasekretär.

9. Linnasekretär:
9.1 tagab seadustega, linna põhimäärusega, käesoleva põhimäärusega ja Linnavalitsuse poolt pandud ülesannete täitmise;
9.2 annab välja käskkirju kantselei pädevusse kuuluvates küsimustes;
9.3 on tööandja Linnakantselei töötajatele ja kinnitab nende ametijuhendid;
9.4 korraldab kantselei töötajate kvalifikatsiooni tõstmist;
9.5 kasutab ja käsutab temale antud õiguste piires Linnakantselei eelarvet ja vara vastavalt linnavara eeskirjale käsutamise eeskirjade ning raamatupidamise siseeeskirjadele.

Linnakantselei ümberkujundamine ja likvideerimine

10. Linnakantselei kujundatakse ümber või likvideeritakse Linnavolikogu otsuse alusel, seadustega ettenähtud korras.

11. Tunnistada kehtetuks alates 01.02.2005.a Narva Linnavolikogu 17.05.2000.a määrusega nr 24/14 kinnitatud Narva Linnakantselei põhimäärus.

12. Määrus jõustub alates 01.02.2005.a.