Narva linn

Narva Linnaarhiivi põhimäärus

Vastavalt arhiiviseaduse § 21 lõige 1.1 ja kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 22 lõige 1 punkt 34

§ 1. Üldsätted
(1) Narva Linnaarhiiv (edaspidi linnaarhiiv) on Narva linna ametiasutus.
(2) Narva Linnaarhiivi asukoht on Narva, Ida-Virumaa.
(3) Linnaarhiivi kõrgemalseisvaks organiks on Narva Linnavalitsus (edaspidi linnavalitsus).
(4) Linnaarhiivil on Narva vapi kujutise ja oma nimetusega pitsat ja dokumendi plangid.
Linnaarhiiv tegutseb talle linnaeelarves ettenähtud vahendite ja riigieelarvest riiklike ülesannete täitmiseks eraldatavate vahendite piires.
(5) Linnaarhiivi struktuuri ja koosseisu kinnitamine toimub vastavalt riigi ja Narva õigusaktidele.
(6) Linnaarhiiv juhindub oma tegevuses riigi ja Narva õigusaktidest ning käesolevast põhimäärusest.

§ 2. Linnaarhiivi pidamise eesmärk
Linnaarhiivi moodustab, kujundab ümber ja tema tegevuse lõpetab ning tema põhimääruse kinnitab ja teeb selles muudatusi Narva Linnavolikogu linnavalitsuse ettepanekul, kuulanud ära riigiarhivaari arvamuse.

§ 3. Linnaarhiivi põhiülesanded
(1) Linnaarhiivi põhiülesanded on:
1) koguda ja säilitada Narva omavalitsuse ja asutuste tegevuse tulemusena loodud või saadud arhiiviväärtusega arhivaale;
2) viia läbi arhivaalide hindamist;
3) anda arvamus järelevalvealuste asutuste asjaajamiskorra kohta enne nende kehtestamist, muutmist ja täiendamist;
4) anda arvamus järelevalvealuste asutuste dokumentide loetelude ja säilitustähtaegade kohta enne nende kehtestamist;
5) otsustada asutustes tekkinud arhiiviväärtuseta arhivaalide eraldamise ja hävitamise üle;
6) tegelda arhiivinduse metoodiliste küsimustega ja nõustada Narva linna asutusi ning avalik-õiguslikke juriidilisi isikuid arhiivinduslikes küsimustes;
7) tagada linnaarhiivile säilitamiseks üleantud arhivaalide säilimine ja kaitse ning neile juurdepääs vastavalt arhiiviseadusele ja seaduse alusel kehtestatud nõuetele;
8) parandada ja täiustada arhivaalide säilitustingimusi linnaarhiivi hoones;
9) restaureerida linnaarhiivis säilitatavaid arhivaale ning jätkata neist tagatisfondi loomist, tagamaks eriti vanemate ja halvas seisukorras olevate arhivaalide säilivust;
10) väljastada arhiiviteatisi, ärakirju ja väljavõtteid linnaarhiivis säilitatavatest arhivaalidest;
11) täiendada ja täiustada linnaarhiivis säilitatavate arhivaalide arvestus- ja teatmesüsteemi;
12) anda välja arhiivinduslikke teatme- ja metoodilisi materjale, arhiiviteatmikke ning katalooge;
13) anda välja arhiivinduslikke materjale uurijatele;
14) korraldada arhiivindusalaseid seminare ja nõupidamisi;
15) teha koostööd kodu- ja välismaiste arhiividega;
16) tutvustada Narva ajalugu ning linnaarhiivi varasid avalikkusele näituste, ekskursioonide, loengute ja muude ürituste kaudu, samuti teabevahendites.

(2) teostada arhiivijärelevalvet Narva linna ametiasutustes, asutustes ja avalik-õiguslike isikute üle:
1) kontrollida arhivaalide säilitamise, neile juurdepääsu ja nende kaitse tingimuste vastavust arhiiviseaduse ning seaduse alusel kehtestatud nõuetele;
2) kontrollida arhiiviseaduse ja selle alusel kehtestatud nõuete täitmist;
3) kontrollida arhivaalidele määratud säilitustähtaja vastavust arhiiviseaduse ja seaduse alusel kehtestatud nõuetele;
4) kontrollida arhivaalide üleandmise õiguspärasust;
5) kontrollida arhivaalide arvestuse pidamist;
6) teha avastatud rikkumiste osas ettekirjutusi ja ettepanekuid asjaajamistoimingute kooskõlla viimiseks arhiiviseaduse ning seadusega kehtestatud nõuetega;
7) koostada protokolle, kui avastatud rikkumiste kohta tehtud ettekirjutusi ei täideta, ning esitada need riigiarhivaarile.

§ 4. Linnaarhiivi õigused
(1) Linnaarhiivil on temale pandud põhiülesannete täitmiseks õigus:
1) saada Narva linna ametiasutustelt, asutustelt ja avalik-õiguslikelt juriidilistelt isikutelt oma ülesannete täitmiseks vajalikke andmeid;
2) teha ametiasutustele, asutustele ja avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele oma pädevuse piires kohustuslikke ettekirjutusi;
3) pidada oma pädevusse kuuluvates küsimustes läbirääkimisi juriidiliste ja füüsiliste isikutega ning sõlmida nendega lepinguid;
4) osutada juriidilistele ja füüsilistele isikutele tasulisi teenuseid käesolevas põhimääruses sätestatud ülesannete täitmiseks;
5) võtta säilitamiseks linnaarhiivi eraarhivaale kokkuleppel nende omanikega.

§ 5. Linnaarhiivi rahalised vahendid
(1) Linnaarhiivi rahalised vahendid moodustuvad:
1) Narva linna eelarvelistest vahenditest;
2) riigieelarvest riiklike ülesannete täitmiseks eraldatud vahenditest;
3) konkreetsete programmide jaoks mõeldud täiendavatest vahenditest;
4) tasuliste teenuste osutamisest oma põhimääruses sätestatud ülesannete täitmisel;
5) muudest seadusega lubatud allikatest.

(2) Linnaarhiivi raamatupidamine toimub Narva Linnakantselei raamatupidamise koosseisus ja seda korraldab Narva Linnakantselei raamatupidamisteenistus.

(3) Linnarhiivile kasutamiseks antud vara on linna omand ja seda arvestatakse eraldi real Narva Linnakantselei bilansis.
§ 6. Linnarhiivi juhtimine
(1) Linnaarhiivi juhib linnaarhivaar, kes tegutseb linnaarhiivi direktori õigustes ja kelle kinnitab ametisse ja vabastab ametist linnavalitsus linnapea ettepanekul, arvestades arhivaaridele esitatavaid kutsenõudeid.

(2) Linnaarhivaari vaba ametikoha täitmiseks korraldatakse avalik konkurss. Konkursi kuulutab välja ja selle läbiviimise korra kinnitab Narva Linnavalitsus. Konkursi võitnud isiku kinnitab ametisse Narva Linnavalitsus.

(3) Linnaarhivaar:
1) juhib linnaarhiivi tegevust ja vastutab linnaarhiivile pandud ülesannete ja kohustuste täitmise eest ning määrab kindlaks linnaarhiivi teiste töötajate sellealased ülesanded, kohustused ja vastutuse;
2) annab oma pädevuse piires riigi ja linna õigusaktide alusel ning nende täitmiseks käskkirju ja kontrollib nende täitmist;
3) nimetab ametisse ja vabastab ametist ametnikke ning sõlmib ja lõpetab töölepingud ametnike, abiteenistujate ja koosseisuväliste teenistujatega;
4) käsutab temale antud õiguste raames linnaarhiivi rahalisi vahendeid ja vara;
5) kinnitab linnaarhiivi töötajatele lisatasud, finants- ja koosseisudistsipliinist kinnipidamise vastavalt kinnitatud eelarvele;
6) esindab linnaarhiivi ilma täiendavate volitusteta suhetes teiste füüsiliste ja juriidiliste isikutega.

§ 7. Finantsmajandusliku tegevuse kontroll
Linnaarhiivi finants-majanduslikku tegevust kontrollib Narva Linnavalitsuse Rahandusamet, mitte harvem kui kord kolme aasta jooksul.